Для эффективной работы необходимо желание сотрудников достигать поставленные руководством цели. Если работник будет стремиться повысить те или иные количественные, качественные показатели трудовой деятельности, но для него ничего не изменится, то зачем ему это нужно? Ответ очевиден – сотрудника нужно мотивировать на определенный результат. Его выгодой может быть надбавка, премия, различные поощрения, корпоративные подарки, продвижение по карьерной лестнице и др. материальные или нематериальные стимулы. Наличие таких стимулов предусматривает процесс мотивации персонала.
Терминология
Мотивация персонала – комплекс материальных, нематериальных стимулов, побуждающих сотрудников работать эффективнее.
Ключевые показатели эффективности (KPI) – числовые показатели, помогающие измерить результативность, эффективность трудовой деятельности. Это инструмент для контроля и оценки труда каждого сотрудника или отдела, подразделения, компании в целом.
Цели мотивации сотрудников
Мотивация – это мостик между поставленными руководством целями, для достижения которых сотруднику необходимо приложить определенные усилия, и наградой, которую он получит при достижении этих целей. Т.е. мотивация персонала складывается из 2-х основных составляющих:
- Четкие цели. Наиболее эффективной системой является мотивация на конкретный результат (например, повышение продаж на 20%, привлечение до 100 новых клиентов за определенный срок и т.д.), поскольку ее цели понятны рядовым сотрудникам.
- Конкретные стимулы. То, что сотрудник получит, если справится с поставленными задачами. Работник должен понимать, какую конкретную выгоду он получит, ради чего он должен прикладывать больше усилий.
Если цели (требуемый результат) расплывчаты и/или получаемая награда (стимул) не соответствует ожиданиям персонала, то такая система мотивации заранее обречена на провал.
У мотивации персонала компании есть определенные цели:
- Отождествление индивидуальных целей каждого сотрудника с целями компании.
- Минимизация «текучки кадров».
- Выявление лучших сотрудников, их поощрение с целью мотивирования других сотрудников на достижение таких же или более высоких показателей KPI.
- Привлечение ценных кадров в компанию.
- Создание обратной связи между вышестоящими и нижестоящими сотрудниками.
- Повышение общих KPI компании.
Системы строятся на теориях мотивации. Наиболее известной является теория А. Маслоу, построенная на изучении базовых потребностей человека:
- Физиологические (вода, еда, отдых) – создание условий труда, которые бы удовлетворяли данным потребностям (к примеру, обустройство кухни в офисе, комнаты отдыха, установка кофемашины и пр.).
- Безопасность (чувство защищенности) – организация безопасных условий труда, защита персонала от возможных опасностей (пожар, воровство и пр.).
- Социальные потребности – возможность общения, «коллективный дух», исключение конфликтных ситуаций между сотрудниками, между сотрудниками и руководством.
- Потребности в признании и уважении – публичная похвала, отсутствие порицания при остальных сотрудниках.
- Потребности самовыражения – карьерный рост, отсутствие или минимизация (автоматизация) рутинных процедур в трудовой деятельности.
Разъяснения эксперта. Чтобы сотрудники были заинтересованы в достижении целей, повышении эффективности труда, им нужно предложить то, в чем они испытывают потребности. Если не удовлетворить базовые потребности (например, возможность в любое время сделать себе чашку кофе), то сотрудника не будут мотивировать перспективы карьерного роста, самовыражения.
Виды мотивации
В зависимости от стимула выделяют 3 вида мотивации сотрудников:
- Материальная. Всё, что относится к денежным вознаграждениям (повышение зарплаты с сохранением должности и обязанностей, бонусы, премии, надбавки), а также к экономии собственных средств работников за счет льгот и привилегий (бесплатное расширенное страхование и соцпакеты, тренинги, обучающие мероприятия за счет компании, заграничные командировки, скидки на услуги партнеров, выделение служебного транспорта, в т.ч. служебного авто, компенсации ГСМ и др.).
- Нематериальная. Направлена на общественное одобрение профессиональных успехов, навыков и личных качеств сотрудников. Может быть выражена в виде персональной или публичной оценки результативности труда, вручении нематериальных наград, подарков. В советское время существовали доски и книги почета, а сейчас в компаниях можно встретить их аналоги в виде фото лучших работников месяца на стенде. Сюда же относятся разнообразные конкурсы, корпоративные вечеринки, карьерный рост, участие персонала в спортивных и культурных мероприятиях.
Есть четкая иерархия потребностей людей – т.н. пирамида, но отталкиваться при выборе, разработке системы мотивации нужно не только от неё, но и от пожеланий персонала. Для этого можно провести опросы, анкетирование, общие собрания с голосованиями.
Также выделяют следующие виды мотиваций:
- Персональная (индивидуальная).
- Коллективная.
Простым примером коллективной мотивации является создание комфортных условий отдыха – обустройство тренажерного зала, комнаты релакса с мягкой мебелью, групповые выездные тренинги и др.
Мнение эксперта. Выездные тренинги, как и корпоративные вечеринки, помимо основных задач (обучение, развлечение) помогают в развитии командного духа, умения работать в команде. Также они помогут выявить явных лидеров и аутсайдеров в компании. От таких мероприятий точно не стоит отказываться при разработке и утверждении системы.
Основные принципы мотивации работников
При выборе и внедрении системы мотивации необходимо руководствоваться следующими принципами:
- Достижимость. Необходимо разработать прозрачные и понятные каждому работнику способы мотивации в зависимости от результата, должности, квалификации. Цели должны быть достижимыми.
- Постепенное увеличение стимулов. Поощрения должны увеличиваться постепенно, но при этом соответствовать трудностям, усилиям сотрудников.
- Своевременные награды. Оценку результатов работы и выявление, поощрение лучших сотрудников допускается выполнять ежемесячно, ежеквартально, но наиболее эффективным будет подход, когда работники, достигшие поставленных целей, сразу смогут получить ожидаемую награду.
- Значимость. Поощрение должно быть значимым для работника, и соответствовать его потребностям. Сложность в том, что у каждого сотрудника могут быть разные потребности – для одних важнее карьерный рост, руководящая должность, для других – исключительно премии и надбавки с сохранением текущей должности и должностных обязанностей.
- Комплексный подход. Лучше практиковать несколько систем мотивации, сочетающих как материальные, так и нематериальные стимулы.
Способы мотивации
Система мотивации включает в себя комплекс как определенных поощрений, так и наказаний. Отрицательная мотивация или наказания, взыскания тоже относятся к мотивации, поскольку решает 2 задачи:
- Предупреждает халатность работника по отношению к своим должностным обязанностям.
- Мотивирует других сотрудников придерживаться установленных в компании правил.
Система – это комплекс разнообразных способов мотивирования работников, составляемый каждой компанией самостоятельно.
Стандартные способы
К стандартным способам мотивации персонала относится следующее:
- Премирование за решение поставленных задач – фиксированный размер премии в зависимости от занимаемой должности, квалификации или процент от продаж.
- Публичная похвала сотрудника (работников отдела, подразделения) – пример для подражания для других работников, особенно, если такая похвала сочетается с денежным вознаграждением или иными материальными наградами.
- Перспектива карьерного роста – должны быть установлены четкие рамки, границы, когда сотрудник по результатам своей трудовой деятельности сможет рассчитывать на новую должность.
- Корпоративные подарки и вечеринки – различные недорогие презенты на праздники (Новый год, 8 Марта, 23 Февраля, День рождения компании и т.д.), вечеринки в ресторанах, клубах.
- Персональные поздравления – подарки и поздравление на день рождения сотрудника.
- Создание комфортной атмосферы для труда и отдыха – приобретение новой офисной мебели, компьютеров, обустройство комнаты отдыха, покупка кофемашины, микроволновой печи и т.д. (разумно провести опросы среди сотрудников, узнать, что именно им требуется, и отталкиваться уже от результатов опросов).
- Скидки и бонусы внутри компании (на услуги, товары) – если это магазин, салон красоты или тренажерный зал, производство парфюмерии или косметики, кондитерской продукции, то наиболее очевидным способом мотивации станет предоставление скидок на собственную продукцию или услуги.
Нестандартные способы
К нестандартным способам мотивации можно отнести следующее:
- Геймификация – внедрение игровых элементов в процесс обучения и трудовой деятельности.
- Обустройство игровых кабинетов – установка игровых ПК, консолей.
- Забота о семьях подчиненных (путевки на базы отдыха, скидки в магазинах компании или партнеров и пр.) – практика, распространенная в СССР, но с 90-х забытая, снова успешно внедряется в бизнесе.
- Методика аналогии – руководитель собственным примером мотивирует сотрудников на надлежащее исполнение обязанностей.
Процесс мотивации персонала компании
Под процессом мотивации подразумевается вся цепочка – от разработки и внедрения системы до оценки результатов от внедрения системы. Можно выделить следующие этапы:
- Определение текущих кадровых проблем, которые необходимо решить посредством мотивации (халтурное отношение к должностным обязанностям, выполнение работы только в рамках должностной инструкции без заинтересованности в достижении целей компании, «текучка кадров», отсутствие корпоративного духа и т.д.).
- Организация рабочей группы или назначение ответственного за разработку, внедрение системы – как правило, задачи поручают отделу кадров.
- Выбор системы или отдельных способов материальной, нематериальной мотивации с учетом специфики бизнеса, штата сотрудников, их потребностей и пожеланий.
- Утверждение плана внедрения системы, подготовка сопутствующих документов.
- Внедрение системы мотивации, знакомство сотрудников с системой (поощрениями и наказаниями, условиями, текущими целями).
- Поощрение и наказание сотрудников по результатам их трудовой деятельности.
- Оценка эффективности системы персональной и коллективной мотивации на основе KPI и иных показателей.
Электронный документооборот как один из методов мотивации
Внедрение электронного документооборота в организации может стать одним из методов мотивации персонала. Действительно, ЭДО позволяет решить следующие задачи:
- Освобождение сотрудников от рутинных процедур, связанных с разработкой, оформлением типовой документации.
- Значительная экономия времени работников – для согласования, утверждения документа не нужно покидать рабочее место, ходить из кабинета в кабинет, уточнять, согласовали ли документацию в вышестоящих отделах и т.д. Более того, обработку документов можно вести и удаленно.
- Доступ сотрудников к актуальным документам. Все сотрудники, задействованные в работе над той или иной документацией, получают доступ к актуальным редакциям документов. В системе электронного документооборота сохраняются все изменения в документах.
- Простой доступ к персональным документам. При ведении электронных трудовых книжек работнику не нужно обращаться в отдел кадров, получать под подпись свою бумажную трудовую книжку или выписку из нее – все сведения доступны в личном кабинете, на сайте Социального фонда России.
- Получение ценных навыков по работе с электронными документами. Электронный документооборот внедряется в России повсеместно. На него переходят как коммерческие, так и бюджетные организации. В скором времени навыки работы в ЭДО станут обязательными при приеме на работу, поэтому сотрудники сами заинтересованы в получении ценного опыта, знаний.
Мнение эксперта. Сотрудники старшей возрастной категории неохотно соглашаются на ЭДО – для них требуется проведение разъяснительных бесед, а также дополнительное обучение работе с системой электронного документооборота. Не стоит жалеть время и деньги на соответствующие курсы и тренинги, предлагаемые разработчиками СЭД.
Вопросы и ответы
Где документально отражать внедренную в организации систему мотивации?
На законодательном уровне не определен перечень документов, где необходимо отражать существующую систему мотивации персонала организации. Каждая компания самостоятельно составляет такой документ в виде внутреннего (локального) нормативного акта. Это может быть Положение о мотивации и стимулировании, Положение о премировании и др. При этом в трудовом договоре должна быть четко определена система оплаты труда, включая бонусы и премии.
Можно ли лишить сотрудника премии, если она предусмотрена действующей в компании системой оплаты труда?
Лишить премии сотрудника можно, если соответствующие основания строго определены в Положении о премировании или ином локальном нормативном акте организации. В подавляющем большинстве случаев лишении премии связано с наложением дисциплинарного взыскания.
Может ли быть стимулом предоставление сотруднику свободного времени?
Да, вполне. Дополнительные выходные или гибкий рабочий график зачастую мотивируют будущих сотрудников при отклике на вакансии. Возможность удаленной работы, предоставление дополнительных дней отдыха по результатам работы – приятный бонус для персонала.
Заключение
- Мотивация персонала – важное направление внутрикорпоративной деятельности, конечная цель которой заключается в повышении эффективности бизнес-процессов. Хорошо мотивированный персонал, нацеленный на результат, становится мощным инструментом для роста компании.
- Задачи мотивации могут быть различными в каждой организации в конкретные моменты времени, и, как правило, те или иные системы выбирают исходя из текущих кадровых проблем («текучка кадров», недостаточный уровень продаж, отсутствие коллективного духа и работы в команде и пр.).
- Внедрение кадрового электронного документооборота может стать одним из способов мотивации сотрудников, поскольку существенно снижает нагрузку на персонал, избавляет от многих рутинных процедур, помогает получить ценные навыки.