Под ведением кадрового документооборота (КД) подразумевается деятельность сотрудников компании, нацеленная на организацию порядка взаимодействия с документацией по кадрам. Делопроизводство осуществляется в строгом соответствии с действующими законами в области трудовых отношений, на основании локальных актов предприятия.
Читайте, какие цели и принципы предусматривает ведение кадрового документооборота, что входит в задачи сотрудников отдела кадров, в чем заключается преимущество использования систем ЭДО.
Задачи кадрового документооборота
Среди задач, которые решаются в ходе осуществления кадрового документооборота можно отметить:
- документальное оформление трудовых отношений с работниками организации.
- формирование личных дел сотрудников.
- подготовка штатного расписания.
- ведение графика отпусков.
- предоставление справок и иных документов по запросу работника.
Мнение наших экспертов: Точное выполнение описанных задач позволяет упростить кадровый учет и сократить количество спорных ситуаций между работниками и работодателями. Отклонение от норм трудового права карается штрафом до 5 000 рублей по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В случае повторного нарушения взыскание увеличивается до 20 000 рублей.
Кадровый документооборот ведется сотрудниками структурного подразделения компании — отдела кадров. В состав лиц, которые могут отвечать за его ведение, могут входить кадровики, бухгалтеры, юристы, специалисты на аутсорсинге, сам руководитель компании.
Этапы создания системы кадрового документооборота
Чтобы организовать учет и делопроизводство по документам в организации, необходимо учитывать требования законодательства РФ, принимать во внимание специфику деятельности организации или индивидуального предпринимателя. Не менее важно содержание локальных актов. Отметим основные шаги, которые нужно пройти для формирования полноценной системы кадрового документооборота:
- Анализ основ ведения делопроизводства. Необходимо опираться на положения ТК РФ и уточняющих нормативных актов. Специалистам кадровой службы будет полезно познакомиться с методическими рекомендациями и экспертными статьями по вопросам ведения кадрового учета на предприятии.
- Учет учредительной документации юридического лица. Устав компании – основа для формирования других внутренних документов предприятия. Подготовка инструкций и правил для персонала на основе устава снижает опасность совершения юридических ошибок.
Мнение эксперта: Часто сотрудники кадрового отдела неверно указывают наименование работодателя в кадровых документах. Важно фиксировать название компании в строгом соответствии с уставом, в котором отражается наименование руководителя.
Согласно ст. 20 ТК РФ работодатели со статусом ИП не вправе передать свои полномочия другим лицам. Заключение и расторжение трудового договора происходит непосредственно с предпринимателем.
Следующие стадии внедрения кадрового документооборота на предприятии:
- подготовка локальных нормативных актов для ведения кадровой работы.
- назначение лиц, которые будут осуществлять кадровое делопроизводство.
Для осуществления кадрового документооборота подбирается круг ответственных лиц. Они контролируют корректное и своевременное исполнение ключевых процессов.
Полномочия сотрудников кадровой службы утверждают путем издания актов о назначении на должность. Функции персонала могут делиться по разным направлениям. Можно назначить ответственных за охрану труда, хранение документов, воинский учет работников.
Подготовка перечня обязательных документов. К ним относят график отпусков, личные карточки сотрудников, штатное расписание, нормы по оплате труда и распорядку, особенности обработки персональных данных и другие документы согласно ТК РФ. При проверках со стороны Государственной инспекции труда РФ (ГИТ) эти документы могут быть запрошены для контроля. Данный пункт может исключаться, если кадровый документооборот ведется для микро предприятия или некоммерческой организации.
Комментарий экспертов: Фирмам не запрещается пользоваться своими формами бланков при подготовке внутренних документов при наличии необходимости. При составлении документации важно опираться на действующее законодательство РФ, не допуская несоответствий. В ином случае могут возникать трудовые споры с работниками фирмы и проблемы с контролирующими структурами.
Изучение штатного расписания и штатной расстановки. Штатным расписанием называет внутренний документ организационно-распорядительного характера. Он указывает на перечень реализуемых персоналом трудовых функций, общее число сотрудников, их распределение по подразделениям и должностям. Каждый работник оформляется только в рамках штатного расписания. Остальные сотрудники могут оказывать услуги на основании ГПХ.
Штатное расписание утверждается согласно форме Т-3 или создается по бланку работодателя. Данный бланк рекомендуется прикрепить в приложении к учетной политике юридического лица. Разработкой штатного расписания занимается экономист по труду или специалист на аутсорсинге. Документ утверждается приказом руководителя компании. При необходимости в него могут вноситься корректировки.
Под штатной расстановкой подразумевается форма, содержащая сведения о ФИО, должности, ставке и категории сотрудника. Данная информация нередко требуется кадровым работникам для формирования отчетности, ведения статистики и аудита.
Проверка корректного оформления документов с руководителем компании. Директор организации не должен входить в реестр дисквалифицированных лиц, который ведется ФНС РФ. Начальник предприятия обычно имеет двойной правовой статус, так как является исполнительным органом и руководителем юридического лица.
В отношении директора в обязательном порядке составляют документы о назначении — трудовой договор, приказ о приеме на работу. В трудовую книжку вносят соответствующую запись.
Комментарий эксперта: Сотрудникам кадрового отдела необходимо ответственно подходить к вопросу увольнения директора предприятия. Важно, чтобы прием и увольнение руководителя организации проводил исполнительный орган фирмы, обозначенный в уставе юридического лица.
Нужно следить за сроками полномочий начальника. Срок трудового договора должен соответствовать периоду осуществления полномочий директора по уставу фирмы.
Дополнительные действия:
- Утверждение норм этики и служебного поведения на предприятии. Сотрудники организации знакомятся с принятыми правилами.
- Формирование шаблона трудового договора. В компании должен быть образец типовой формы, используемой кадровой службой при найме персонала.
Договор с работниками составляется согласно указаниям ст. 57 ТК РФ. В документе необходимо указать ФИО сотрудника и наименование нанимателя, реквизиты паспортов работника и работодателя, ИНН организации, данные о представителе работодателя, трудовую функцию, размер оплаты, место и дату подписания трудового договора.
Если по итогам проверки трудовой инспекции будут выявлены нарушения при подготовке трудовых договоров, компании грозит штраф в размере до 100 000 рублей на основании ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа увеличивается с учетом количества нарушений.
Комментарий эксперта: При проверке правильности составления трудового договора стоит обратиться внимание на наличие ссылок на должностные инструкции. Если они присутствуют, то сотрудник должен знакомиться с ними под роспись.
Как указывает ч. 4 ст. 57 ТК РФ, в договор можно включить дополнительные условия. При их отсутствии работодатель может привлекаться к юридической ответственности. Если обязанности сотрудника касаются обслуживания материальных ценностей, следует составить договор о полной материальной ответственности. Он подписывается одновременно с трудовым контрактом.
Все дополнительные соглашения к трудовым договорам должны храниться в оригинальных экземплярах.
Проверка составления и учета трудовых книжек
Сведения о бланках и вкладышах трудовых книжек фиксируют в приходно-расходной книге на основании п. 41 Приказа № 320н. Документация хранится в бухгалтерии как бланки строгой отчетности.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей составляется и ведется сотрудниками отдела кадров. Данные книги необходимо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью и печатью руководителя юридического лица.
Подготовка и ведение регистрационных журналов
В них специалисты кадрового отдела фиксируют несчастные случаи на производстве, данные по инструктажам и проверкам. Законодатель требует строго соблюдать нормы по условиям архивного хранения и гарантиям конфиденциальности таких журналов.
Планирование работы с ключевыми кадровыми документами
Сотрудникам, отвечающим за кадровый документооборот, необходимо вести календарь с указанием крайних сроков для ведения кадрового учета. Следует заблаговременно планировать график отпусков, регулярно актуализировать документы.
Прием сотрудников на работу
Является завершающей стадией организации кадрового документооборота. Уполномоченные работники кадровой службы составляют пакет кадровой документации для каждого сотрудника.
Программное обеспечение для автоматизации КД
Современное программное обеспечение требуется для автоматизации и упрощения кадрового делопроизводства. С ноября 2021 года согласно ФЗ № 377-ФЗ законодатель разрешает фирмам вести документооборот в цифровом виде. Перевод документации в электронный формат ускоряет работу отдела кадров и позволяет строго соблюдать действующие законы.
Комментарий эксперта: Кадровый электронный документооборот – подготовка и обмен корпоративными документами без использования бумаги. Взаимодействие с документами происходит в цифровом пространстве с применением электронной подписи. Указанный документооборот предполагает внедрение информационных систем, настроенных на осуществление типовых кадровых операций. Они позволяют автоматизировать действия специалистов кадрового отдела, ускорить документальное оформление приема на работу и других распространённых действий.
Плюсы электронного кадрового документооборота
Среди плюсов применения кадрового делопроизводства в электронном формате:
- Возможность оперативного выполнения множества типовых процессов. Системы помогают быстро оформить документы и упростить их согласование.
- Срочный поиск документации. Кадровые сведения заносятся в цифровой архив. Работникам отдела кадров не требуется искать бумажные документы в папках. Нужно просто ввести реквизиты документов в электронной базе.
- Напоминания о задачах. Электронный документооборот снижает риск нарушения установленных законом сроков. Сотрудники отмечают важные события в цифровой календаре. Далее они получают напоминания о необходимых действиях.
- Контроль движения кадровых документов. В системе фиксируются все операции с электронными документами.
- Полная законность цифрового документооборота. Законодатель легализовал действия по оцифровке кадровых документов. При этом важно помнить о необходимости хранения бумажных оригиналов документов на протяжении установленного срока.
- Защита от подделки документов благодаря применению электронной подписи.
Особенности перехода на электронный документооборот в отделе кадров
Переход на электронный кадровый документооборот подразумевает:
- Подготовку списка документов, которые можно перевести в цифровой вид.
- Оформление приказа о переводе корпоративного делопроизводства в электронный формат. Разработка регламента взаимодействия с цифровой базой данных.
- Письменное уведомление сотрудников о смене способа ведения кадрового документооборота и получение их согласия.
- Выбор подходящего программного обеспечения (ПО) и утверждение проекта его внедрения в деятельность организации.
- Получение электронных подписей для уполномоченных сотрудников.
- Обучение персонала и использование программного обеспечения.
Ошибки при ведении кадрового учета в компании
Сотрудникам кадрового отдела важно своевременно выявлять и устранять отклонения от норм закона, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Среди частых ошибок, которые допускаются при ведении корпоративного документооборота:
- Отсутствие мер по автоматизации учета. Использование современного программного обеспечения позволяет пользоваться готовыми шаблонами и снижать нагрузку на кадровых работников. Применение электронной базы сокращает риск допущения ошибок, опечаток в документации.
- Использование старой версии ПО. Специалистам отдела кадров необходимо систематически обновлять систему, чтобы получать актуальные документы, соответствующие требованиям закона. Это позволит избежать ручной коррекции бланков и траты дополнительного времени.
- Передача полномочий по ведению кадрового документооборота бухгалтеру. Отсутствие квалифицированных кадровых специалистов существенно повышает нагрузку на бухгалтера, который занят расчетами зарплаты, ведением учета и отчетности по финансовым операциям. В этом случае компании может помочь прием кадрового сотрудника на аутсорсинге.
- Отсутствие кадровых проверок. Важно регулярно проводить аудит корпоративной документации, чтобы избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и иных проверяющих служб.
Заключение
- В организации необходимо наладить правильное ведение кадрового делопроизводства, которое способствует уменьшению трудовых споров и успешному прохождению проверок.
- Грамотный кадровый документооборот упрощает взаимодействие с персоналом, процессы составления и поиска нужных бланков.
- Переход на электронный документооборот оптимизирует рутинные процессы, снижает число ошибок и позволяет соблюдать нормы трудового права.