Отпуск – то, в чем заинтересован каждый сотрудник независимо от типа предприятия. Какие документы необходимы для оформления отпуска? Этим вопросом задаются как сотрудники разных организаций, так работодатели, которые за них отвечают. Стоит подробнее разобраться, что должен включать пакет документов для отпуска и как правильно их оформлять.
Зачем оформлять отпуск
Согласно требованиям статьи 124 ТК РФ, нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодные оплачиваемые отпуска в течение 2 лет подряд. Подтвердить, что работник отдыхал, можно только документально. Поэтому оформление отпусков – обязанность каждого руководителя.
Несмотря на грамотный подход к подготовке документов, владельцы предприятий или представители кадров сталкиваются с претензиями со стороны ГИТ – Государственной инспекции труда. Чтобы избежать подобных ситуаций и любых возможных ошибок, стоит разобраться в нюансах и особенностях оформления документов для отпуска.
Правила
Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ, у каждого сотрудника есть право на отдых. И отдых этот должен оплачиваться работодателем. Именно в этой статье прописано большинство правил относительно его оформления и реализации.
При этом совершенно не важно, какого формата работы придерживается сотрудник. При официальном трудоустройстве за каждым сотрудником предприятия закрепляется право на оплачиваемый ежегодный отпуск.
Что касается размера отпуска, то он рассчитывается за рабочий год, что тоже важно учитывать. При этом работодатель обязан уточнить у сотрудников планируемый график выхода в отпуск, чтобы при необходимости скорректировать планы предприятия. Это обговаривается в статье 123 ТК РФ.
Существует также отдельная категория граждан, для которых обязательно оформление отпуска по необходимости. К числу таких относятся:
- сотрудники, возраст которых не превысил 18 лет;
- почетные доноры РФ;
- многодетные родители, у которых 3 и более детей не достигших 18 лет.
При составлении графика рекомендуется заранее уточнить у таких сотрудников предпочитаемое время отдыха, чтобы в будущем не возникло проблем при согласовании отпусков с другими работниками фирмы. Важно помнить, что сотрудник из льготной категории в любой момент изменить решение и запросить отпуск в другое время. Работодатель должен будет согласовать корректировку планов.
Право на отдых предоставляется работнику спустя полгода официального трудоустройства и беспрерывной работы на предприятии или ранее полугода по согласию работодателя. Поэтому владельцу предприятия или кадрам не стоит включать в график отпусков на текущий календарный год тех работников, которые недавно устроились.
Чтобы новичок получил право на отпуск, ему достаточно, в свою очередь, отработать полгода и подать заявление.
Продолжительность отпуска
Для большинства сотрудников, трудоустроенных официально, максимальная продолжительность отпуска – 28 календарных дней. Однако работники младше 18 лет могут рассчитывать на более продолжительный срок – до 31 дня. При этом не обязательно брать отпуск сразу на весь период. Его всегда можно разбить на части. Однако стоит помнить, что хотя бы одна из них должна быть равна 14 и более дням.
При необходимости можно получить больше дней для отдыха. Можно выбрать период с понедельника по пятницу. Фактически работник отдыхает 5 дней, однако суббота и воскресенье продлевают отпуск до 7 дней. Подобная практика считается нормальной и выполнимой, если работодатель не возражает.
Какие документы нужны
Процедура подготовки пакета документов о предоставлении отпуска начинается за 14 рабочих дней до окончания текущего года. Первые документы оформляются еще в конце года. Сюда относят график отпусков, который направляют работникам уточнения времени отдыха в будущем году. Согласно установленным требованиям, работодатель должен успеть утвердить график отпусков своих сотрудников не позднее 2 недель до окончания декабря.
Есть несколько моментов, которые надо учитывать. Во-первых, при определении очередности отпусков нужно принять во внимание предпочтения работников. Во-вторых, важно обеспечить баланс, чтобы в итоге не выяснилось, что все лето в офисе никого не будет.
Для составления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма Т-7 с возможными дополнениями. Можно использовать шаблон компании, если он подтвержден руководством. Утверждение отпусков происходит по приказу, который выпускает организация. Изменение графика возможно по заявлению, в котором работник должен будет указать причину.
Уведомление об отпуске
Если даты запланированного сотрудником отпуска совпадают с фактическим сроком, работодатель должен уведомить работника за 2 недели до начала отпускных дней. При этом никакой официальной формы уведомления нет. Достаточно сообщить об этом сотруднику лично или отправить уведомление на почту.
Для работника, который планирует в ближайшие пару недель уйти в отпуск, оформляют извещение или уведомление, заполненное в произвольном виде. В нем нужно указать даты начала и окончания отпускного периода.
Документ формируют в двух экземплярах. Один остается у работника, второй – подписанный – поступает к работодателю. Последний, в свою очередь, должен вести ведомости или журналы. Оба документа содержат информацию о приближающихся отпусках. В них сотруднику нужно расписаться.
В некоторых организациях уведомления направляют вместе с приказом об отпуске. Но здесь важно следить за сроками. Приказ должен поступить сотруднику не позднее 2 недель до начала отпуска. В принятом документе работник должен будет расписаться, предварительно ознакомившись со всеми данными.
Если работник не будет своевременно уведомлен о начале отпуска, у него есть полное право отложить отдых. А работодателя можно оштрафовать. Тип и размер штрафа прописан в статье 5.27 Административного кодекса РФ.
Разъяснения эксперта. Если сотрудник планирует уйти в срок, который не совпадает с графиком, работодатель не обязан уведомлять его об этом. Тогда работнику потребуется написать заявление, в котором он укажет новые даты отдыха и причину, по которой произошло смещение графика.
Документы
Итак, чтобы отправиться в отпуск и получить отпускные, необходимы следующие документы:
- Приказ, в котором будут указаны даты отпуска.
- Записка-расчет, в которой подтверждается выдача отпускных сотруднику и указывается их размер.
Существуют специальные формы для перечисленных документов, но их придерживаться необязательно. Приказ составляется по унифицированной форме Т-6, для формирования записки-расчета для получения сотрудником отпускных используют Т-60. Дополнительно потребуется отметить период предоставляемого отпуска в табеле учета рабочего времени. Помечают отпуск либо буквенным или цифровым кодом – ОТ или 09. Также требуется обновить данные в личной карточке сотрудника, указав время начала и окончания отпускного периода.
Дополнительные документы
Перечисленные выше документы применимы в общих случаях. Но никто не отменяет особые ситуации, которые требуют подготовки дополнительного пакета. Распространены случаи, когда сотрудник сдвигает даты отпуска, уходя в него не по графику. Здесь к основному пакету потребуется предоставить заявление о переносе с указанием причины. Если работодатель согласует новые даты, необходимо будет сформировать соответствующий приказ с последующим изданием и подписанием со стороны персонала.
Комментарий эксперта. Перенос даты тоже нужно отображать в графике. При заполнении формы Т-7 изменения вносят в графы 8-9. Также заполняют личную карточку сотрудника. То же касается и переноса отпуска по причине болезни. Здесь стоит рассмотреть ситуацию, когда отпускные дни продлеваются. Основанием для продления выступает больничный лист или медицинская справка.
Отдельная процедура предусмотрена и для отзыва сотрудника из отпуска по требованию начальства. В этом случае кадрам предстоит создать специальный приказ в произвольной форме, в котором будет указана причина отзыва и дата, когда работнику нужно будет вернуться в офис или на предприятие. Пакет документов состоит из согласий сотрудника на:
- отзыв из отпуска;
- удержание отпускных за рабочие дни.
Перед составлением заявления рекомендуется внимательно изучить статью 125 Трудового кодекса РФ, в которой прописаны основные требования к оформлению отзыва из отпуска.
Краткие итоги
Итак, процедура оформления отпуска сотрудника реализуется в несколько этапов:
- Формирование графика. Он должен быть составлен и подписан за 2 недели до окончания года, в котором происходит его формирование.
- Уведомление специалиста, который идет в отпуск. Рабочий должен получить его за 2 недели до начала отпускного периода.
- Выдача приказа и расчетного листа. Последний необходим для получения отпускных.
Во время отпуска в личной карточке сотрудника должны отображаться необходимые сведения. За обновление информации отвечает сотрудник отдела кадров или сам работодатель.
Как рассчитать отпускные
Чтобы понять размер отпускных, нужно знать расчетный период. Для сотрудников, которые работают в организации давно, он составляет 12 месяцев. Так, если дата начала отдыха выпадает на 15 февраля текущего года, то расчетный период будет начинаться с 1 февраля предыдущего года до 31 января текущего года.
Если в отпуск планирует уйти специалист, который отработал по официальному договору менее года назад, расчетный период будет начинаться с первого дня трудоустройства. При расчете отпускных необходимо исключить следующие периоды:
- больничные;
- командировки;
- отпуска за свой счет.
Другими словами, расчетный период не должен включать то, что оплачивалось работодателем отдельно или не оплачивалось вовсе. Схема определения выплаты:
- Для начала нужно суммировать все выплаты в выбранном расчетном периоде, исключив отпускные, больничные и командировочные.
- Затем необходимо будет просчитать срок отработанных месяцев. Для этого используют формулу, в которой количество отработанных месяцев умножают на коэффициент 29,3.
- Третий этап – расчет количества дней в отработанных месяцах. Сюда относят периоды, когда были командировки, другие виды отпусков или больничные. Формула в этом случае предполагает деление коэффициента 29,3 на количество подсчитанных дней в месяце перемноженного с количеством отработанных дней.
- После нужно сложить все дни в полностью отработанных и не до конца отработанных месяцах.
- Следующий шаг – деление всех выплат для расчета на число отработанных дней. Таким образом, работник получит среднедневной заработок.
- После этого нужно полученное число умножить на число дней, которые сотрудник будет находиться в отпуске. Их можно посмотреть в приказе.
Полученная сумма – то, что сотрудник получит в качестве отпускных. Стоит сразу отметить, что это упрощенная форма расчета для стандартных ситуаций.
Отпуск без сохранения заработной платы
Любой работник может подать заявление на отпуск без сохранения ЗП. Такие ситуации распространены среди новых сотрудников, которые недавно пришли с другой организации, предварительно запланировав там время для отдыха. Также к указанным обстоятельствам относят свадьбу, рождение детей или смерть близкого родственника. В статье 128 ТК РФ прописаны максимальные сроки для оформления отпуска без сохранения заработной платы.
Процедура оформления отпуска:
- Сотрудник пишет заявление, в котором указывает сроки и причину.
- Кадры формируют приказ по форме Т-6.
- В табель ставят отметку с кодом ДО или 16. Также возможны коды ОЗ или 17.
- В личную карточку сотрудника вносятся корректировки и дополнения.
Работодатель имеет право отказать в предоставлении такого отпуска. Однако есть ситуации, когда работники могут взять отпуск за свой счет даже без согласия начальства. К таким гражданам относят инвалидов, пенсионеров, супругов или родителей погибших военнослужащих.
Отпуск по беременности и родам
Такие отпуска доступны всем сотрудницам компании независимо от формы договора, типа труда и срока отработки в компании. Для оформления указанного вида отдыха потребуется предоставить следующие документы:
- Заявление сотрудницы, в котором она просит предоставить отпуск по беременности и родам.
- Листок нетрудоспособности, который выдает медицинское учреждение.
Когда все данные будут переданы руководителю или в кадры, формируется приказ по форме Т-6 или той, что принята компанией. Затем сотруднице останется ознакомиться с документом и поставить дату с подписью. Данные сотрудника также заносят в личную карточку. В ней обозначают сроки отпуска.
Комментарий эксперта. В табеле рабочего времени при оформлении декретного отпуска графы обозначают буквенным кодом «Р» или цифровым кодом «14».
Отпуск по уходу за ребенком
Отличается от декретного отпуска тем, что право на него есть как у матери, так у отца и других родственников или опекунов, которые планируют ухаживать за ребенком. Для оформления такого вида отдыха потребуется предоставить соответствующие документы, подтверждающие рождение ребенка или установление опеки. Заполняется заявление на отпуск в произвольной форме или той, что принята компанией.
Приказ для сотрудника заполняется по форме Т-6. В нем прописывают решение о выплате пособия. Все данные работника и его отпуска заносятся в личную карточку. В табеле такой тип отпуска обозначается кодом «ОЖ» или «15».
Как оформить ежегодный отпуск бухгалтеру
Как только руководитель согласовывает отпуск сотруднику, бухгалтеру или кадровику нужно подписать соответствующие документы. Следующий этап – проверка расчета отпускных. Сделать это можно в специальной системе СБИС. Для этого потребуется:
- Открыть документ из раздела «сотрудники/зарплата/отпуска».
- Кликнуть по стрелке для отправки заявления или уведомления, а также приказа на отпуск. Первое не требуется, если сотрудник не меняет даты отпуска, которые идут по графику.
- Указать получателей уведомления и выбрать способ отправки документов.
- Проверить сумму отпускных, которая заполняется автоматически по данным учета. Сделать это можно через вкладку «расчет».
- Проверить даты начисления отпускных. Также бухгалтеру или кадровику можно выбрать, где будут учтены расходы на отпуск: в месяце, на который приходится отпуск, или в месяце, когда придут отпускные.
- Перейти во вкладку «чек-лист», чтобы распечатать справку для расчета среднегодового заработка и записку-расчет, по которой сотрудник получит отпускные.
- Сохранить все действия одноименной кнопкой.
После этого отпуск будет считаться оформленным.