Любая организация, которая нанимает работников в свой штат, обязана официально оформить трудовые отношения. Такой подход фиксирует права и обязанности начальства и персонала. Также посредством трудового договора определяется степень ответственности сторон, размер заработной платы сотрудника, другие важные моменты.
Документирование отношений между сотрудником и работодателем – это защита интересов обеих сторон, а также предоставление всех возможных гарантий на случай возникновения споров. Составлением договора и его регулированием занимаются специалисты по кадрам.
Что такое кадровое делопроизводство
Один из главных ресурсов любой организации – это ее сотрудники. Другими словами, это люди, которые:
- создают продукты;
- оказывают услуги;
- отслеживают и регулируют работу организации;
- способствуют повышению конкурентоспособности фирмы на рынке.
Общая деятельность работников на предприятии выступает залогом устойчивости компании и отличного финансового результата. Но только в том случае, если труд организован правильно, как и отношение начальства к каждому сотруднику.
Главный документ, который регулирует отношения между руководством предприятия и нанимаемыми работниками – трудовой договор. Это гарантия для предприятия и сотрудника:
- Компания предлагает стабильную работу и получает прибыль за результаты труда.
- Работник на договорной основе выполняет обязанности и получает заработную плату, оплачиваемый отпуск.
Кадровое делопроизводство отвечает, в первую очередь, за подготовку и оформление документов для урегулирования отношений между сотрудником и руководством. Именно кадры ведут личную карточку сотрудника, открывают и закрывают ее при найме или увольнении специалиста. Также специалисты кадровой службы заполняют графики отпусков, больничные и другие сведения. Вести всю документацию по кадрам в электронном виде поможет система КЭДО «Добыто. Документы».
Любая организация заинтересована в эффективном кадровом делопроизводстве. Объясняется это тем, что при возникновении любых проблем или спорных моментов сотрудник имеет право обратиться в суд.
Цель и задачи
Кадровое делопроизводство в компании доверяют отделам или специалистам, которые способны организовать стабильную работу предприятия. Задача же заключается в обеспечении грамотного прохождения всех этапов взаимодействия начальства с персоналом, и наоборот. Также кадры отвечают за:
- применение организационно-правовой базы для организации трудовых отношений компании и персонала;
- построение грамотной системы управления персоналам, которая позволит реализовать законные идеи руководства для стабильной работы компании;
- упорядочивание взаимоотношений в организации посредством документов, в которых отображаются права и обязанности сотрудников, руководителей;
- сопровождение трудовых споров, часто именно кадровые документы выступают весомым аргументом, если вопрос или спор доходит до суда.
Кадровое делопроизводство налаживает взаимоотношения персонала и начальства с помощью документов, в которых прописываются должностные инструкции для каждого участника предприятия.
Функции
Кадровое делопроизводство, в первую очередь, отвечает за регулирование и упорядочивание трудовых отношений. Именно «кадры» посредством грамотного оформления документов обозначают права и обязанности обеих сторон, а также разграничивают зоны ответственности.
Если говорить о функциях кадров, то они следующие:
- Подготовка и фиксация любых изменений или передвижений в организации. Кадры отвечают за прием нового персонала, повышение или другие изменения в должностях сотрудников внутри компании. Также в отделе кадров формируют документы на обучение, командировку, фиксируют больничные листы или отпуска. Увольнение и сокращение сотрудников тоже оформляют через отдел кадров.
- Разработка и оформление графика отпусков, табеля учета рабочего времени.
- Обеспечение взаимодействия между работодателем и сотрудником.
- Сохранность кадровых документов. В случае бумажного документооборота кадры также отвечают за ведение архива.
- Формирование и предоставление отчетов о работниках в госорганы или негосударственные фонды.
- Оформление табелей рабочего времени сотрудников с последующей передачей в бухгалтерию сведений, которые требуются для расчета заработной платы или отпускных.
- Ведение кадрового учета. Подразумевает передачу руководителю актуальных сведений о персонале, чтобы впоследствии можно было выявить слабые места компании и оптимизировать ресурсы.
Все сведения по тому, как вести документооборот – бумажный или электронный – в кадрах, прописаны в соответствующей инструкции. Данные последней могут меняться, исходя из типа организации или требований руководства. Контролировать все процессы кадрового делопроизводства можно через систему «Добыто. Документы».
Виды документов
В кадровом делопроизводстве регулярно обрабатывают, формируют и выпускают большой перечень документов. Их можно условно разделить на 3 основные группы:
- Локальные нормативные акты и организационные документы. Сюда стоит отнести график отпусков, штатное расписание. Также в локальные акты включают коллективные договоры, инструкции по охране труда для инструктажа любого сотрудника при найме на работу.
- Документы по учету личного состава. Эта группа документов регулирует правоотношения сотрудников и руководителей компании. В ней собраны приказы, служебные записки, доклады и различные распоряжения. Также к таким документам относят личные карточки работника, в которых отображается трудовая деятельность, отпуска и больничные. Заявления и приказы тоже относят сюда.
- Документация информационно-справочного характера.
Делопроизводство в отделе кадров ведется сразу в нескольких направлениях: от подготовки документов до разработки целых актов и консультирования персонала по разным вопросам. Дополнительно нужно отметить, что в ряде компаний есть обязательная и рекомендованная документация.
Кто ведет кадровое делопроизводство
Документальное оформление любых кадровых процедур, а также ведение учета – обязанность любого работодателя: от юридического лица до индивидуального предпринимателя. Поэтому и способ организации кадрового делопроизводства определяет исключительно работодатель.
В небольших компаниях ведением подобного документооборота занимается начальник. В более крупных компаниях для этого формируют самостоятельные отделы или открывают новые должности. Возможные варианты:
- Отдел кадров. Также называется кадровой службой. Потребность в отделе кадров возникает обычно у крупных компаний, которые регулируют большое количество сотрудников. Особенно актуально для организаций с филиалами в других городах. В среднем на одного кадрового работника приходится не более 200 человек персонала.
- Кадровый инспектор. Другое название должности – менеджер по персоналу. Такая вакансия применима для небольших предприятий. Также функции кадровика могут доверить внешнему специалисту на этапе составления договора аутсорсинга.
- Внутренний совместитель. При невысоком бюджете компании или небольшом количестве работающих человек функциональные обязанности специалиста по кадрам ложатся на плечи бухгалтера, секретаря или офис-менеджера, если такая должность в компании имеется. Однако дополнительную нагрузку необходимо предварительно согласовать с сотрудником. Также трудовое законодательство указывает на необходимость повышения такому работнику заработной платы. Рабочий день при этом увеличиваться не должен.
- Руководитель. Актуально для малого бизнеса и компаний, которые были зарегистрированы не так давно.
Любой специалист, которому доверили кадровое делопроизводство, обязан знать нюансы трудового законодательства и разбираться едва ли не в каждой статье. Также такой сотрудник должен понимать, как работать в специализированных программных комплексах или справочной системе.
Как вести
Кадровый сотрудник – или отдел – компании должен:
- Формировать личные дела работников, а также вести их в течение всего времени работы сотрудника в компании.
- Оформлять трудовые договора и дополнительные соглашения.
- Оформлять согласия на обработку персональных данных сотрудников, а также отслеживать, чтобы вся информация была защищена.
- Разрабатывать графики выхода работников в отпуска, штатное расписание и другие организационные документы, чтобы регулировать эффективную работу сотрудников.
- Своевременно оформлять и выдавать справки или копии, а также выписки кадровых документов по просьбе сотрудника или работодателя.
- Оформлять проекты организационно-распорядительных документов, передавать их на согласование и подписание ответственным лицам.
- Оформлять и заполнять табели сотрудников, учитывая рабочее время, отпуска, больничные и другие дни.
- Формировать отчетность и передавать ее в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации, Росстат.
Также представитель отдела кадров должен своевременно передавать в бухгалтерию сведения о сотрудниках для расчета заработной платы, отпускных, премий или надбавок. Стоит рассмотреть ряд документов для заполнения сотрудником отдела кадров.
Личная карточка работника
Начиная с 2021 года, ведение карточек сотрудников формы Т-2 необязательно. Это подтверждает приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 года. Также он утверждает новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Разъяснения эксперта. Личная карточка после прекращения трудового договора закрывается. При приеме на работу сотрудника, который ранее уже числился в организации, на него нужно заводить новую карточку.
Штатное расписание
С его помощью определяется кадровый состав компании, а именно:
- численность и состав персонала;
- размеры заработной платы по должностям;
- организационная структура.
Оформляется расписание по унифицированной форме Т-3. Также допускается разработка шаблона, который компании кажется наиболее удобным. Срок действия документа указывать необязательно.
В документ нужно вносить все должности без каких-либо исключений. Даже вакантные, временные и сезонные должности должны отображаться в штатном расписании. Объясняется это тем, что закон запрещает найм работников на должности, которые не предусматривает штатное расписание.
Все должности в расписании прописываются на русском языке, сокращения недопустимы. Для каждой вакансии нужно указывать точный оклад.
График отпусков
Должен составляться ежегодно и обновляться за 2 недели до окончания текущего года. Для графика отпусков используют унифицированную форму Т-7 или собственный шаблон предприятия. Схема заполнения:
- Сперва специалист отдела кадров уточняет у сотрудников пожелания по отпускам.
- Далее выполняется проверка, есть ли в компании льготники, которые могут взять отпуск в любое время. К числу таких относят беременных, несовершеннолетних, многодетных родителей.
- Третий этап – составление предварительного графика, куда вносят всех сотрудников и совместителей.
В конце график согласовывается и утверждается. Затем издается отдельный приказ.
Табель учета рабочего времени
В нем отображается фактически отработанное каждым сотрудником время, которое впоследствии суммируется для расчета заработной платы. Законодательство требует ведение табеля по форме Т-12 или ее аналоге. Автоматизированная обработка данных позволяет использовать форму Т-13.
В табеле буквенным или цифровым кодом обозначают продолжительность работы в дневное время, ночные смены, отпуска, командировки и другие ситуации.
Для перевода делопроизводства по кадрам в электронный вид рекомендуем использовать систему «Добыто. Документы». С ее функционалом можно ознакомиться в бесплатной демоверсии.
Распространенные ошибки
Среди наиболее распространенных ошибок в кадровом делопроизводстве стоит выделить следующие:
- Заключение трудового договора без предъявления необходимых документов. Посмотреть перечень требуемых документов можно в статье 65 Трудового кодекса РФ. Так, например, представители отдела кадров нередко забывают запросить у нанимаемого сотрудника справку об отсутствии судимости или медицинское подтверждение.
- Невнимательное заполнение приказов, распоряжений и других документов. В них кадровики часто указывают неверное наименование должности или не прописывают наличие вредных условий труда.
Важно отметить, что любые ошибки, которые были допущены представителем кадрового делопроизводства, чреваты судебным разбирательством и крупными штрафами.
Штрафы
Ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства – это нарушение требований трудового законодательства. Все штрафы прописаны в статье 5.27 КоАП. Возможные виды нарушений и сумма наказания:
- Отсутствие трудового договора или неверное заполнение. В этом случае руководитель получает штраф в размере 20 тыс. рублей, ИП выплачивает до 10 тыс. рублей, а юр. лицо – до 100 тыс. рублей.
- Отсутствие трудовой книжки или ее неверное заполнение, ненадлежащее хранение. Штраф для ИП и должностных лиц достигает 5 тыс. рублей, а для организаций – 50 тыс. рублей.
- Отсутствие личной карточки работника или неверное заполнение данных. Организации в этом случае выплачивают штраф размером до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ.
- Отсутствие табеля учета рабочего времени сотрудника. Штраф для юр. лиц – до 50 тыс. рублей. То же актуально и для отсутствующего штатного расписания. Это прописано в статье 120 НК РФ.
Любое нарушение подобного характера удается выявить посредством проведения проверки со стороны ГИТ. Некоторые штрафы при первых проверках могут быть заменены на предупреждения.